Administrationsleitung (m/w/d) der Fakultät Wels 30h

Universitäts- oder Hochschulabschluss auf Masterebene

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Verwaltung unserer Hochschule mit Ihrem Job an der FH OÖ.

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen die umfassende Leitung und Organisation der zentralen Administration an der Fakultät Wels und sind verantwortlich für die Führung des administrativen Teams, einschließlich der Bereiche Beschaffung und Einkauf. Zudem koordinieren Sie die Studiengangsassistent*innen sowie weitere administrative Mitarbeiterinnen.

Ein wesentlicher Aufgabenbereich liegt in der kaufmännischen Abwicklung: Sie planen, koordinieren und überwachen das Budget der Fakultät, verfolgen laufend finanzielle Ressourcen und erstellen in Zusammenarbeit mit zentralen Abteilungen Berichte und Analysen. Auch die Verwaltung von Handkassen und Bankkonten sowie die Abrechnung von Lehraufträgen nebenberuflich Lehrender zählen dazu.

Sie planen und verwalten Infrastruktur und Ressourcen, einschließlich Inventarisierung und Lagerverwaltung. Im Studienbetrieb wirken Sie bei zentralen Prozessen mit, wie z.?B. Aufnahmeverfahren, Studienstart, Semesterplanung, Abschlussprüfungen, Leistungs- und Förderstipendien sowie BIS-Meldungen. Außerdem koordinieren Sie fakultätsweite Wahlen (z.?B. ÖH-, Dekanats- und Kollegiumswahlen).

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der kontinuierlichen Verbesserung fakultätsübergreifender Prozesse. Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben – darunter Schlüssel- und Parkplatzverwaltung, Archivpflege, Fundbüro, Öffnungszeiten, Aushänge und Journaldienste. Auch die Unterstützung bei Personalzutritten und -austritten gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Sie unterstützen den/die Dekan*in bei administrativen Planungs- und Koordinationsaufgaben und sind als KeyUser für verschiedene IT-Systeme (z.?B. PVS, VESE, CRONET, RS2) tätig. Darüber hinaus übernehmen Sie Sonderfunktionen wie z.?B. als Sicherheitsvertrauensperson oder als Vorsitzende*r einer Unterkommission im Rahmen von ÖH-Wahlen.

Sie sind in verschiedenen Gremien und Arbeitskreisen der Fakultät (z.?B. Fakultätsrat, Fakultätskonferenz, Krisenteam) sowie fakultätsübergreifend aktiv eingebunden.

Ihr Profil

Neben einem Hochschulabschluss auf Diplom- bzw. Master-Niveau ist das ideale Profil für die Leitung der zentralen Administration an der Fakultät Wels geprägt von einer Kombination aus strategischem Weitblick, ausgeprägter Führungserfahrung und operativer Exzellenz. Neben fundierten kaufmännischen Kenntnissen und IT-Kompetenzen sind vor allem organisatorische Fähigkeiten und eine hohe soziale Kompetenz gefragt. Die Rolle erfordert zudem Engagement in der Gestaltung und Optimierung interner Prozesse sowie die aktive Mitwirkung in diversen Gremien und bei der interdisziplinären Zusammenarbeit. Diese Position ist ideal für jemanden, der sich in einem dynamischen, akademischen Umfeld als Impulsgeber*in und organisierte Führungskraft entfalten möchte.

Über uns

Als größte und forschungsstärkste Fachhochschule Österreichs mit knapp 6000 Studierenden in über 70 Studiengängen lehren und forschen wir mit ausgeprägter Praxisorientierung und höchster Qualität. So sorgen wir seit über 30 Jahren für eine Top-Ausbildung der nächsten Generation und investieren in die Zukunft Oberösterreichs.

Am Campus Wels forschen wir an nachhaltigen Innovationen und bilden die Vordenker*innen in der Technik von morgen aus. Die FH OÖ ist ein Ort für Menschen mit Neugier und Entdeckergeist. Gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft!

Die FH OÖ steht für Chancengleichheit und Diversität. Unsere Ausschreibung richtet sich an alle Interessierten. Wir bieten Ihnen für diese Position ein Bruttomonatsgehalt (auf Vollzeitbasis, 14x jährlich) ab EUR 4.100 bis EUR 5.300 (abhängig von anrechenbaren Vordienstzeiten).